5 Warnsignale, die zeigen, wann es Zeit für einen ERP-Wechsel ist

ERP-Systeme sind mittlerweile in Unternehmen aller Größen und Branchen etabliert und tragen zur Wertschöpfung und zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit bei. Doch aktuelle Entwicklungen wie die zunehmende Globalisierung, der Trend zur Smart Factory und das Handling von Big Data erhöhen die Anforderungen an die Funktionen und die Performance Ihrer Unternehmenssoftware enorm.

Neue betriebliche Abläufe erfordern flexible Anpassungen, immer größere Datenmengen müssen verwaltet und ausgewertet werden, immer mehr Abteilungen und Partner arbeiten in einem gemeinsamen Netzwerk – umso wichtiger wird eine zukunftsfähige Lösung, die Sie als zentrale Datenplattform und leistungsfähiges Steuerungscockpit auf dem Weg zum digitalen Unternehmen begleitet.

Aber wann ist es Zeit für einen Wechsel? Erfahren Sie,

… an welchen Warnsignalen Sie eine veraltete ERP-Lösung erkennen.
… warum „ERP-Relikte“ zur riskanten Erfolgsbremse werden können.
… was eine Unternehmenssoftware im Zeitalter der Digitalisierung können sollte.

Warnsignal #1: Ihre Unternehmenssoftware ist Teil eines IT-Flickenteppichs.

Besteht Ihr IT-System aus verschiedenen Komponenten, die als „Insellösungen“ nebeneinander existieren, sind Fehler, Datenredundanzen und Zeitverluste vorprogrammiert. Selbst wenn die Software-Tools über Schnittstellen miteinander verbunden sind, ergeben sich erfahrungsgemäß immer wieder Probleme bei der Synchronisation – und mit steigenden Datenmengen werden diese Synchronisierungen in Zukunft noch fehleranfälliger. Typisch sind nach wie vor aufwändige Umwege über Excel-Importe und -Exporte aus den verschiedenen Datenquellen, beispielsweise zwischen CRM-Tool, PPS-Daten und ERP-System.

Integrierte ERP-Lösungen sind hingegen darauf ausgelegt, als zentrale und unternehmensübergreifende Schaltstelle für die Anwender zu agieren. Relevante Informationen stehen allen Abteilungen in Echtzeit zur Verfügung, so dass die Transparenz und Effizienz optimiert und Reibungsverluste minimiert werden.

Warnsignal #2: Ihre Mitarbeiter sind mit der Performance des ERP-Systems unzufrieden.

Ein in die Jahre gekommenes ERP-System ist weder den Datenmengen noch den immer komplexeren Analyse-Wünschen gewachsen. Geschwindigkeitsprobleme bis hin zu regelmäßigen Systemausfällen sind deshalb ein untrügliches Alarmsignal für einen anstehenden Systemwechsel. Was von Entscheidern häufig als vertretbarer Zeitverlust abgetan wird, belastet die Effizienz der alltäglichen Abläufe enorm. Neben dem nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor der aufsummierten verlorenen Arbeitszeit sinkt mit einem langsamen und störanfälligen ERP-System darüber hinaus auch die Mitarbeitermotivation: Das Vertrauen in die Software geht verloren, sie wird nicht mehr gern genutzt und immer häufiger weichen die Mitarbeiter auf Datenexporte beispielsweise in Excel-Tabellen aus.

Warnsignal #3: Ihr ERP-System ist technologisch nicht „Digital Business Ready“.

Die Digitalisierung verändert auch die Arbeitsweise und die Ausgestaltung der Arbeitsplätze. Längst ist der mobile Zugriff auf relevante Prozesse ein wichtiges Auswahlkriterium moderner ERP-Systeme. Dabei geht das Verständnis von „mobile ERP“ weit über den Abruf von Vertriebsdaten bei Kundengesprächen hinaus: Mit ERP-Apps für die verschiedenen Geschäftsbereiche lassen sich nahezu alle Abläufe zeit- und ortsunabhängig über mobile Endgeräte steuern – mit großem Wertschöpfungspotenzial auch im Lager, in der Produktion und im Service. Unternehmen mit ERP-Lösungen ohne mobile Apps verlieren unnötig viel Zeit durch Zettelwirtschaft und manuelle Arbeitsschritte und kämpfen mit einer deutlich höheren Fehlerquote.

Über mobile Anwendungen hinaus bietet eine zukunftsorientierte ERP-Software auch Antworten auf die dynamischen Herausforderungen der Smart Factory, von der Verwaltung großer Datenmengen bis hin zur Vernetzung mit externen Systemen. Wichtige Stichpunkte sind durchdachte SaaS/Cloud-Konzepte, eine offene Architektur und stabile Konnektoren.

Warnsignal #4: Ihr ERP-System erfüllt die gesetzlichen Vorgaben nicht mehr.

Ein wichtiges Argument für eine rechtzeitige Modernisierung des ERP-Systems ist die rechtliche Sicherheit. Die Regulierungswut wächst und eine moderne ERP-Software reduziert bereits systemseitig die Risiken von Compliance-Vergehen. Ob GoBD, DSGVO, Korruption, Zollabwicklung oder Terror: Zwar kann die Verantwortung nicht auf eine Software übertragen werden, doch durchdachte Abläufe unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung der vielfältigen gesetzlichen Vorschriften. Die Möglichkeiten der ERP-Software sind dabei vielseitig, von Verschlüsselungen und rollenbasierten Benutzerrechten über eine revisionssichere Archivierung im DMS und eine integrierte Konzernrechnungslegung bis hin zu automatisierten Workflows wie z.B. einer Sanktionslistenprüfung.

Warnsignal #5: Die Unternehmensprozesse lassen sich nicht mehr im ERP-System abbilden.

Im Zuge der Digitalisierung verändern sich Business-Prozesse und Geschäftsmodelle schneller denn je. Selbst wenn eine ERP-Lösung bei der Einführung den Status Quo perfekt abgedeckt hat: Jedes Unternehmen entwickelt sich weiter und damit auch seine Abläufe. Nur wenn sich die eingesetzte Software flexibel anpasst, „altert“ das System nicht. Egal ob das Unternehmen international skalieren möchte, ob die Produktion digitalisiert werden soll oder ein innovatives Branchen-Feature Sinn macht: Sobald wichtige Workflows nicht mehr vom System abgebildet werden können, entsteht eine Lücke zwischen Business und ERP – mit der Konsequenz, dass entweder Daten im ERP-System fehlen und manuell eingepflegt werden müssen oder dass teure Individualanpassungen nötig werden. In beiden Fällen ist ein neues ERP-System meist die langfristig bessere Lösung.

Fazit

Insellösungen, Performance-Schwächen, gesetzliche Lücken, fehlende „Digital Readiness“ oder eine Software, die Ihr Tagesgeschäft nicht mehr vollständig abbildet: Falls ein Teil dieser Warnsignale auf Ihre ERP-Software zutrifft, sollten Sie dringend über eine Modernisierung nachdenken. Viele Entscheider scheuen die Einführung eines neuen ERP-Systems, schließlich ist der Auswahlprozess langwierig und die Investition hoch. Doch nur mit einer zeitgemäßen IT-Struktur bleiben Sie wettbewerbsfähig und schöpfen das Potenzial Ihres Unternehmens voll aus.