ERP-Lastenheft erstellt - Wie geht es nun weiter?

Prozesse und Anforderungen wurden analysiert, alle Abteilungen wurden einbezogen. Sämtliche Informationen sind in das ERP-Lastenheft eingeflossen. Wenn Sie an diesem Punkt stehen, haben Sie bereits einen Meilenstein Ihres ERP-Projekts erreicht. Nun gilt es, weiterhin strukturiert vorzugehen. Welche Schritte im Einzelnen erforderlich sind, lesen Sie in diesem Artikel.

Überblick: Weitere Schritte nach dem ERP-Lastenheft

Die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist keineswegs trivial. Immerhin sind auf dem Markt Hunderte verschiedener Systeme verfügbar. Um die bestmögliche Lösung zu identifizieren und keine Option zu übersehen, ist ein systematisches Vorgehen unbedingt erforderlich. Bevor wir uns jedoch mit den Details befassen, seien die Schritte nach dem ERP-Lastenheft grob skizziert:

1. Longlist erstellen
2. ERP-Lastenheft an Longlist-Anbieter verschicken
3. Rückmeldungen auswerten
4. Shortlist erstellen
5. Workshops mit ERP-Anbietern aus der Shortlist durchführen
6. ERP-Pflichtenheft erstellen lassen (Anbieter)
7. Vertragsabschluss und weitere Projektplanung

Betrachten wir diese Einzelschritte der ERP-Auswahl im Folgenden näher:

1. Longlist erstellen

Sobald das ERP-Lastenheft erstellt wurde und somit die Anforderungen klar sind, kann die Suche nach einem geeigneten ERP-System beginnen. Der erste Schritt ist hierbei eine grobe Vorauswahl potenziell geeigneter Anbieter - die Erstellung der sogenannten Longlist. Hierfür ist es erforderlich, sich einen Überblick über den komplexen ERP-Markt zu verschaffen. Dies gelingt beispielsweise mit Internetrecherchen, Messebesuchen und Fachliteratur. Flankierend können externe Berater hinzugezogen werden, die den Markt gut kennen. Allgemein können bei der „Grobauswahl“ folgende Kriterien hilfreich sein:

• Grobe Übereinstimmung mit den wichtigsten funktionalen Anforderungen
• Gewünschtes Betriebsmodell (On-Premise, Cloud, Hybrid)
• Abdeckung der Branchenanforderungen

Im Ergebnis erhalten Sie eine Liste potenziell geeigneter ERP-Anbieter. Wie umfangreich diese Liste sein sollte, lässt sich pauschal nicht festlegen. Als Richtwert können Sie von 10 bis 20 Anbietern ausgehen.

2. ERP-Lastenheft an Longlist-Anbieter verschicken

Mit der Longlist ist nur ein Zwischenziel erreicht. Es gilt nun, die Anbieterliste weiter zu kürzen, um sich in der ERP-Auswahl später auf die zwei bis fünf vielversprechendsten ERP-Systeme fokussieren zu können. An dieser Stelle kommt das ERP-Lastenheft ins Spiel. Mit der Bitte um Rückmeldung wird es an alle Anbieter auf der Longlist verschickt.

3. Rückmeldungen auswerten

Aufgrund Ihres ERP-Lastenhefts werden Sie nun Rückmeldungen der einzelnen ERP-Anbieter erhalten. Diese ermöglichen Ihnen detaillierte Einblicke in die Funktionen sowie in die Stärken und Schwächen der verschiedenen Systeme. Doch auch einige Soft Facts spielen an dieser Stelle bereits eine Rolle. Zu nennen sind etwa die Antwortgeschwindigkeit sowie der Individualisierungsgrad und der Mehrwert der Rückmeldung. Auch zeigt sich bereits in dieser Phase, ob sich der ERP-Anbieter auf Augenhöhen mit Ihnen befindet.

4. Shortlist erstellen

Anhand der ausgewerteten Reaktionen können Sie Ihre Longlist nun weiter reduzieren. Im Zweifelsfall bieten sich kurze persönliche Treffen mit den ERP-Anbietern mit Kurzpräsentationen der Lösungen an. In diesem Rahmen können Sie auch evaluieren, ob die zwischenmenschliche Chemie stimmt - ein nicht unerheblicher Faktor für den Erfolg einer ERP-Einführung.

Wie bereits erwähnt, sollte Ihre Shortlist maximal fünf ERP-Anbieter enthalten. Hintergrund ist, dass nun intensive Gespräche und Workshops mit den verbleibenden ERP-Herstellern folgen. Und je länger die Shortlist, desto mehr Ressourcen werden Sie für diese Phase der ERP-Auswahl benötigen.

5. Workshops mit ERP-Anbietern aus der Shortlist durchführen

In diesem Schritt geht es darum, aus den verbleibenden ERP-Anbietern denjenigen auszuwählen, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Hierbei sollte behutsam vorgegangen werden - immerhin hat die Entscheidung langfristige Auswirkungen auf Ihren gesamten Geschäftsbetrieb. Üblich ist es, die Shortlist-Anbieter und deren ERP-System im Rahmen von Workshops detailliert kennenzulernen.

Die Workshops sollten immer noch auf dem ERP-Lastenheft basieren und den Software-Anbietern die Möglichkeit geben, Ihre Lösung zu präsentieren. Ebenso sollte Raum für all Ihre Fragen vorhanden sein. Ein professioneller und leistungsfähiger ERP-Anbieter bereitet sich gründlich auf diesen Workshop vor und führt eine individuell auf Sie zugeschnittene Präsentation durch. Zusätzlich zum ERP-Lastenheft können persönliche Anbieter-Briefings im Vorfeld dazu beitragen, dass die Workshops zielgerichtet ablaufen.

Achten Sie in den Workshops neben den fachlichen und funktionalen Themen erneut auf weiche Faktoren. Hören Sie auch auf Ihr Bauchgefühl: Haben Sie das Vertrauen, dass der ERP-Anbieter das Projekt stemmen kann? Eventuelle Unsicherheiten können Sie außerdem ausräumen, indem Sie Referenzen sichten. Möglicherweise hat der Anbieter Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten innerhalb Ihrer Branche. In einigen Fällen sind sogar Referenzbesuche realisierbar. Diese aufschlussreiche Option sollten Sie stets nutzen.

Sind die Workshops abgeschlossen und liegen alle relevanten Angebote vor, müssen Sie sich für ein ERP-System entscheiden. Treffen Sie diese weitreichende Entscheidung stets unter Abwägung aller harten und weichen Faktoren.

6. ERP-Pflichtenheft erstellen lassen (Anbieter)

Mit dem „auserkorenen“ ERP-Anbieter steht nun eine weitere Veranstaltung an, in der Sie gemeinsam sämtliche Anforderungen aus dem ERP-Lastenheft besprechen. Auf diese Weise lassen sich letzte Missverständnisse aus der Welt schaffen. Im Anschluss erstellt der Anbieter auf dieser Basis ein ERP-Pflichtenheft. Er beschreibt darin, wie er die Anforderungen aus dem ERP-Lastenheft aus technischer Sicht umsetzen möchte. Dieses Dokument sollte sorgfältig geprüft werden, um unterschiedliche Interpretationen der Lösungsansätze auszuschließen und teure Nacharbeiten zu vermeiden. Darüber hinaus wird das ERP-Pflichtenheft später zur Vertragsgrundlage.

7. Vertragsabschluss und weitere Projektplanung

Sobald Pflichtenheft und Angebot des favorisierten Anbieters vorliegen, kann die Vertragsgestaltung beginnen. Eine allgemeingültige Vorgehensweise kann hierfür nicht abgeleitet werden, da die Vertragsinhalte stets von individuellen Rahmenbedingungen abhängen. Gerade bei komplexeren Projekten ist es jedoch gängig, eine Pilotinstallation zu vereinbaren. Teils werden für das Scheitern des Piloten auch Rücktrittsklauseln formuliert. In einigen Fällen erfolgt der Vertragsabschluss wiederum erst, nachdem die Pilotinstallation abgeschlossen ist.

Sind sich die Parteien einig und ist der Vertragsabschluss erfolgt, kann die Implementierung des neuen ERP-Systems beginnen. Wichtig zu wissen: Das ERP-Pflichtenheft wird Sie im gesamten Projektverlauf begleiten. Es ist nicht nur die Basis der technischen Umsetzung. Es unterstützt auch die Projektplanung inklusive der Meilensteine sowie die finale Abnahme.

Fazit: Strukturierte Vorgehensweise entscheidet

Fassen wir zusammen, so ist der Weg vom fertigen ERP-Lastenheft über die ERP-Auswahl bis hin zur finalen Implementierung komplex und mit einigen Fallstricken verbunden. Um dennoch hohe Investitionssicherheit zu gewährleisten, sollten Unternehmen und ERP-Anbieter strukturiert vorgehen. Hierbei ist das Lastenheft eine wichtige Arbeitsunterlage. Es hilft Verantwortlichen dabei, das Marktangebot Schritt für Schritt auf zwei bis fünf ERP-Systeme zu reduzieren. Die verbleibenden Kandidaten können dann fokussiert durchleuchtet und verglichen werden. Bedeutsam ist jedoch auch das ERP-Pflichtenheft, da es die wichtigste Grundlage für die erfolgreiche technische Realisierung darstellt.

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