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  • ERP-Lastenheft-Vorlage: Wie erstelle ich ein ERP-Lastenheft?

Mit einer ERP-Lastenheft-Vorlage zur erfolgreichen ERP-Auswahl

Vorlage ERP Lastenheft

Ihr Unternehmen hat sich dazu entschieden, ein ERP-System einzuführen? Dann steht Ihnen nun ein Auswahlprozess bevor, bei dem Sie einiges beachten müssen. Die Grundlage für die erfolgreiche ERP-Auswahl schaffen Sie in jedem Fall mit einem gut strukturierten Lastenheft. Doch wie lässt sich dieses auf einfache Weise und gleichzeitig professionell erstellen? Und wie kann Sie eine ERP-Lastenheft-Vorlage hierbei unterstützen? Auf dieser Seite finden Sie Antworten!

 

 

Grundlegendes zum ERP-Lastenheft

Bevor wir uns näher mit der Lastenheft-Vorlage für ERP-Software auseinandersetzen, möchten wir Ihnen etwas Basiswissen an die Hand geben. Es hilft Ihnen dabei, grundlegende Fehler bei der Formulierung Ihres Lastenhefts zu vermeiden. Die FAQ lauten in diesem Kontext wie folgt:

Was ist ein Lastenheft? (Begriffsdefinition)

Ein Lastenheft wird auch Anforderungskatalog oder Anforderungsspezifikation genannt. Im ERP-Bereich enthält es sämtliche Anforderungen eines Unternehmens an die Lösungen potenzieller ERP-Anbieter. Erstellt wird es im Regelfall auf Basis einer Prozess- und Anforderungsanalyse in den einzelnen Fachabteilungen.

Wie ist ein Lastenheft aufgebaut?

Ein ERP-Lastenheft ist nicht nur eine lose Aneinanderreihung von Anforderungen. Es sollte eine Struktur aufweisen, die folgende Aspekte umfasst:

  • Unternehmensbeschreibung
  • Vorstellung der Produkte und Services
  • Marktumfeld und Alleinstellungsmerkmale
  • Aktuelle Situation in der IT-Landschaft, Anzahl der Benutzer
  • Strategische Ziele
  • Hauptteil: prozessorientierte Beschreibung der Anforderungen
  • Terminplan
  • Ansprechpartner

Eine gute Lastenheft-Vorlage deckt diese Faktoren ab.

Wie detailliert sollte ein ERP-Lastenheft sein?

Ein ERP-Lastenheft soll Ihre fachlichen Anforderungen so beschreiben, dass sie sowohl intern als auch durch die ERP-Anbieter problemlos verstanden werden können. Die Herausforderung ist es hierbei, den richtigen Detailgrad zu wählen. Ist er zu gering, fehlen am Ende möglicherweise wichtige Funktionen. Eine zu oberflächliche Beschreibung führt dazu, dass zahlreiche Rückfragen und Missverständnisse entstehen. Hingegen kann ein zu hoher Detailgrad - also ein Lastenheft, welches jede Eventualität abdeckt – von den ERP-Anbietern kaum noch bewältigt werden und führt zu einem Arbeitsaufwand, der nicht im Verhältnis zum Nutzen steht. Eine professionelle ERP-Lastenheft-Vorlage unterstützt Sie dabei, die richtige Informationstiefe zu wählen.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Während das Lastenheft die fachlichen/funktionalen Anforderungen beschreibt, befasst sich das Pflichtenheft mit der Frage, wie die Anforderungen technisch umgesetzt werden sollen. Das ERP-Lastenheft wird durch den Kunden erstellt, das Pflichtenheft hingegen durch den ERP-Anbieter. Mehr Informationen zum Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft finden Sie in diesem Artikel.

Lastenheft erstellen: Welche Möglichkeiten habe ich?

Sie können ein Lastenheft entweder durch einen externen (meist kostenintensiven) ERP-Berater erstellen lassen oder es in Eigenregie verfassen. Bei letzterer Variante sollten Sie auf eine ERP-Lastenheft-Vorlage (z. B. Excel) zurückgreifen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie sich erstmalig mit einer Aufgabe dieser Art auseinandersetzen. Sehen wir uns im Folgenden an, wie Sie eine geeignete Vorlage finden und einsetzen.

 

Wie sieht die optimale Lastenheft-Vorlage für ERP-Software aus?

Ihr Lastenheft muss viele Anforderungen erfüllen. Es sollte gut strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral aufgebaut sein. Auch der Detailgrad muss passen. Im Internet existieren verschiedenste Tools und Lastenheft-Vorlagen zum Download, die sich mitunter erheblich voneinander unterscheiden. Die Bandbreite reicht von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu äußerst komplexen Anforderungslisten und Fragenkatalogen. Es gilt, das Mittelmaß zu finden. Die Vorlage sollte nicht zu umfangreich sein, aber dennoch alle relevanten Punkte berücksichtigen. Insbesondere bei der Anforderungsliste hilft eine Vorlage dabei, dass Sie keinen Prozess und Einzelschritt vergessen.

 

Besonders gut geeignet: eine Lastenheft-Vorlage im Excel-Format

Empfehlenswert ist es, wenn Sie eine Lastenheft-Vorlage in Excel nutzen. Dies hat mehrere Gründe. Zunächst sind Excel-Tabellen besonders übersichtlich. Anbieter können ihre Antworten in diesem Format strukturiert liefern, sodass sie später auch gut miteinander vergleichbar sind. Der Erfüllungsgrad Ihrer Anforderungen lässt sich mit Excel-Unterstützung ebenfalls leichter ermitteln. Es wird zudem deutlich, was bereits im Standard abgedeckt werden kann, wofür Customizing notwendig ist und welche Aspekte den Einsatz von Drittsystemen erfordern.

 

Wie geht es nach der Lastenheft-Erstellung weiter?

Nachdem Sie Ihr Lastenheft für das ERP-System mit einer Vorlage erstellt haben, folgt der Versand an die für Sie infrage kommenden ERP-Anbieter - die sogenannte „Long List“. Anhand der Antworten der ERP-Anbieter können Sie die ERP-Systeme und Leistungen miteinander vergleichen. Auf dieser Basis kann dann eine Vorauswahl potenziell geeigneter Lösungen erfolgen. Die Rede ist dann von der „Short List“. Anbieter, die sich auf dieser Liste befinden, laden Sie im weiteren Ablauf zu Workshops ein. In diesem Rahmen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anforderungsliste und die angebotenen Funktionen detailliert gegenüberzustellen.

Kann der ERP-Anbieter Ihre Anforderungen erfüllen und passt zudem die Chemie, dann folgt das Pflichtenheft. Es wird vom Anbieter erstellt und zeigt auf, wie seine technischen Lösungen für die einzelnen Anforderungen aussehen. In Kombination mit dem Angebot stellt das Pflichtenheft die vertragliche Grundlage der zu erfüllenden Leistungen dar. Es ist zudem die Basis für die ERP-Implementierung und die spätere Projektabnahme.

 

ERP Planner: Interaktive Lastenheft-Vorlage vereinfacht Erstellung signifikant

Fassen wir zusammen, so ist die Lastenheft-Erstellung keine triviale Aufgabe. Sie wird jedoch durch eine passende Vorlage deutlich erleichtert. Insbesondere eignet sich eine Lastenheft-Vorlage für Excel, da sie eine gute Struktur für alle Beteiligten bietet und eine bessere Vergleichbarkeit ermöglicht.

Sie suchen eine Lastenheft-Vorlage zum Download und ein Tool, dass Sie bei der Erstellung interaktiv begleitet? Dann empfehlen wir Ihnen den kostenlosen Lastenheft-Generator „ERP Planner“, welcher sich für Unternehmen aller Branchen eignet. Er leitet Sie in Form von Fragen Schritt für Schritt durch alle relevanten Punkte. Im Mittelpunkt stehen hierbei stets Ihre Anforderungen an die neue ERP-Software. Die Oberfläche ist übersichtlich und intuitiv gestaltet, sodass die Lastenheft-Erstellung nicht nur spielerisch von der Hand geht, sondern sogar Spaß macht. Ihren aktuellen Stand können Sie jederzeit zwischenspeichern, um die Beantwortung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Ein Cockpit informiert Sie fortlaufend über den momentanen Bearbeitungsstatus.

Am Ende klicken Sie einfach auf „Lastenheft generieren“. ERP Planner stellt Ihnen Ihr individuelles ERP-Lastenheft dann zum Download im Excel-Format bereit. Diese Excel-Tabelle können Sie bei Bedarf noch editieren und ergänzen - etwa, wenn Sie das Feedback aus verschiedenen Fachabteilungen einfließen lassen möchten.

Sie müssen sich lediglich registrieren, um ERP Planner kostenfrei nutzen zu können.

 

Jetzt Lastenheft mit dem ERP Planner erstellen!

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