Lastenheft vs. Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?

Bei der ERP-Auswahl spielen das Lastenheft und das Pflichtenheft eine immens wichtige Rolle, um das ERP Projekt zum Erfolg zu führen. Oft werden die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft umgangssprachlich als Synonyme verwendet. Vielen ist gar nicht bewusst, dass es einen gravierenden Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft gibt, was zu Missverständnissen führen kann.

Denn es handelt sich um zwei getrennte Dokumente, die sich in vielen Aspekten grundlegend voneinander unterscheiden und die daher klar voneinander abgegrenzt werden sollten.

In diesem Artikel, beleuchten wir genauer, worin sich Lastenheft und Pflichtenheft unterscheiden, was ihr Zweck ist und welche Bestandteile dazugehören.

Lastenheft und Pflichtenheft – eine Definition

Um es in Kürze auf den Punkt zu bringen:

• Das Lastenheft beschreibt, was die Anforderungen sind. Es wird durch den ERP-Kunden erstellt.
• Das Pflichtenheft beschreibt, wie die Anforderungen umgesetzt werden. Die Erstellung erfolgt durch den ERP-Anbieter.

Das Lastenheft: Die Wunschliste

Im Lastenheft listet der Kunde (Auftraggeber) sämtliche seiner Wünsche und Anforderungen auf und benennt seine Erwartungen an das ERP-Projekt. Das heißt, ein Lastenheft zeigt auf, welche Funktionen und Eigenschaften das Wunschsystem mitbringen soll. Es beschreibt den Ist-Zustand und definiert alle Soll-Prozesse sowie Soll-Funktionen, die es abzubilden gilt. Damit ist es das Herzstück des ERP-Auswahlprozesses und dient als Grundlage, um Angebote bei ERP-Anbietern einzuholen.

Das Pflichtenheft: Die Umsetzung

Das Pflichtenheft wird vom ERP-Anbieter (Auftragnehmer) erstellt – es ist quasi die Antwort auf das Lastenheft und stellt eine elementare Arbeitsgrundlage des ERP-Projekts dar. Es enthält detaillierte Beschreibungen zu der Fragestellung, welche Funktionalitäten auf welcher technischen Grundlage mit der neuen ERP-Software eingeführt werden. Der Software-Anbieter beschreibt außerdem, auf welche Weise er die geforderten Funktionen umsetzen möchte. Das ERP-Pflichtenheft sollte Vertragsgrundlage sein. Es dient auch der späteren Beurteilung und der Abnahme der realisierten Lösung.

Was gehört ins Lastenheft?

In ein Lastenheft gehört mindestens eine Beschreibung des Unternehmens und seiner Ziele, Informationen zur aktuellen IT-Infrastruktur, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen sowie ein Zeitplan für das ERP-Projekt. Empfehlenswert ist es außerdem, das Marktumfeld, die eigenen Produkte und Dienstleistungen, Alleinstellungsmerkmale und Ansprechpartner in das Lastenheft aufzunehmen.
Ein Lastenheft sollte lösungsneutral formuliert sein, das heißt es soll Ihre Anforderungen, nicht jedoch die (technische) Umsetzung beschreiben. In der Regel wirken verschiedene Mitarbeiter aus den Fachabteilungen an der Erstellung des Lastenheftes mit. Gerade deshalb sollten Sie beachten, dass Anforderungen und technische Details der Umsetzung nicht vermischt bzw. vorweggenommen werden. Denn sonst wird eventuell der Weg für besser geeignete Lösungsvorschläge durch potenzielle ERP-Anbieter verbaut. Daher sollten Sie Detailaussagen zu technischen Funktionen stets in lösungsneutrale Formulierungen umwandeln.

Das sind einige typische Bestandteile eines Lastenhefts:

• Vorstellung und Beschreibung des Unternehmens
• Erläuterungen zu Produkten, Dienstleistungen und zum Marktumfeld
• Stärken und Alleinstellungsmerkmale
• Aktuelle IT-Landschaft inkl. Anzahl der User
• Prozessorientierte Beschreibung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen
• Zeitplan für die Umsetzung und Implementierung des ERP-Projekts
• Ansprechpartner der verschiedenen Unternehmensbereiche

Vom Lastenheft zum Pflichtenheft: Wie geht es nach dem Erstellen des Lastenhefts weiter?

Das fertige Lastenheft wird an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versandt. Nach diesem Schritt ist meist eine Vorauswahl möglich, wodurch sich der Kreis der zu betrachtenden ERP-Lösungen bereits reduziert. Das heißt aus der Long List wird die Short List. Nun können Workshops mit potenziell geeigneten Anbietern erfolgen, in deren Rahmen die Prozesse und Anforderungen aus dem Lastenheft detailliert betrachtet werden. Es sollte sich hierbei nicht um reine Produktpräsentationen handeln. Vielmehr sollte es in den Workshops das Ziel sein, auf individuelle Gegebenheiten Ihres Unternehmens einzugehen.
Es folgt das ERP-Pflichtenheft, in dem der Anbieter darstellt, wie seine technische Lösung der Anforderungen aussieht. In Kombination mit dem Angebot stellt es häufig die vertragliche Grundlage der zu erfüllenden Leistungen dar. Es bildet außerdem die Basis der ERP-Implementierung und wird sowohl in Tests als auch bei der Abnahme herangezogen. Entsprechend sollten Sie das ERP-Pflichtenheft aufmerksam und sorgfältig durchgehen.

 
Fazit: ERP-Lastenheft ist im Auswahlprozess unverzichtbar

Das Lastenheft spielt im ERP-Auswahlprozess eine zentrale Rolle. Zum einen dient es dazu, sich der eigenen Anforderungen bewusst zu werden, ein Commitment der Geschäftsleitung einzuholen, strategische Aspekte im Blick zu behalten und organisatorische Optimierungspotenziale aufzudecken. Es unterstützt daraufhin die Auswahl der infrage kommenden ERP-Anbieter und die Eingrenzung potenzieller ERP-Systeme. Letztlich trägt es also entscheidend dazu bei, den passenden Anbieter zu evaluieren.
Aus diesen Gründen sollten Sie frühzeitig mit der Erstellung des Lastenhefts beginnen. Hilfestellung dafür liefert Ihnen der kostenlose Lastenheftgenerator „ERP Planner“. Registrieren Sie sich unverbindlich und starten Sie mit der Erstellung Ihres individuellen Lastenhefts.