Kosten vs. Nutzen einer ERP-Einführung

Wie Sie mithilfe einer fundierten Kosten-Nutzen-Analyse Ihre ERP-Entscheidung absichern

Wie profitiert mein Unternehmen von der Einführung eines modernen, voll integrierten ERP-Systems? Wie hilft ERP-Software dabei, die tägliche Arbeit effizienter zu gestalten und die Geschäftsprozesse zu optimieren? Welche Vorteile und Verbesserungen können mit einer leistungsstarken ERP-Lösung erreicht werden? Bei der ERP-Auswahl ist es von großer Bedeutung den erwarteten Nutzen und die entstehenden Kosten gegeneinander abzuwägen. Eine wertvolle Hilfestellung, um das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Einführung eines neuen ERP-Systems im Vorfeld abschätzen zu können, bietet Ihnen dieser Artikel.

In 9 Schritten zu einer fundierten Kosten-Nutzen-Analyse für eine ERP-Software 

Was bringt mir ein neues ERP-System? Eine Kosten-Nutzen-Betrachtung hilft bei der Beantwortung dieser entscheidenden Frage. Die Vorteile eines passenden ERP-Systems sind vielfältig und ziehen sich durchs gesamte Unternehmen. Doch dem Nutzen stehen die – oft erheblichen – Kosten einer ERP-Einführung entgegen. Dabei gilt es, die Kosten für Softwarelizenzen, Implementierung, Infrastruktur, Schulungen, Integration in die vorhandene Umgebung, Systemwartung und Upgrades einzukalkulieren.

Im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse wägen Sie die potenziellen Kosten der ERP-Einführung gegen den zu erwartenden Nutzen und die Vorteile des neuen Systems ab. So können Sie sicherstellen, dass sich die ERP-Investition für Ihr Unternehmen lohnt und rentabel ist. Für die Durchführung einer gründlichen Kosten-Nutzen-Analyse sollten Sie die folgenden Schritte berücksichtigen. 

Schritt 1: Definition der Ziele

Klären Sie die spezifischen Ziele und Erwartungen, die Ihr Unternehmen mit der Einführung eines neuen ERP-Systems erreichen möchte. Diese Ziele sollten idealerweise messbar und quantifizierbar sein, um später den Erfolg der ERP-Implementierung zu bewerten.

Schritt 2: Identifikation der Kosten

Ermitteln Sie alle Kosten, die mit der Einführung des neuen ERP-Systems verbunden sind. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Anschaffungskosten für die Software, sondern auch die Kosten für die Implementierung, Schulung, Anpassungen, Hardware, Datenmigration, laufende Lizenzgebühren, Wartung, Support und eventuell externe Beratungsdienstleistungen. Nicht außer Acht lassen sollten Sie dabei die zu erwartenden Folgekosten.

Schritt 3: Berechnung der Investitionskosten

Addieren Sie alle identifizierten Kosten, um die Gesamtinvestitionskosten für das ERP-System zu erhalten.

Schritt 4: Identifikation des zu erwartenden Nutzens

Berechnen Sie den zu erwartenden Nutzen und die Einsparungen, die das ERP-System dem Unternehmen bringen soll. Dies kann eine verbesserte Effizienz, höhere Produktivität, Reduzierung von Lagerbeständen, geringere Fehlerquoten, schnellere Durchlaufzeiten, bessere Kundenbindung und andere positive Effekte umfassen. Konsultieren Sie dazu relevante Fachabteilungen, um realistische Einschätzungen zu erhalten.

Schritt 5: Quantifizierung des Nutzens

Wandeln Sie den identifizierten Nutzen und Einsparmöglichkeiten in messbare Werte um, wenn möglich. Zum Beispiel können Einsparungen bei Lagerbeständen oder geringere Personalkosten quantifiziert werden. Beispiele für hilfreiche Kennzahlen und KPIs, die Ihnen dabei helfen, den Nutzen der ERP-Einführung zu messen, finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

Schritt 6: Bestimmen des Zeitraums

Bestimmen Sie den Zeithorizont, über den die Kosten und der Nutzen betrachtet werden sollen.

Schritt 7: Berechnung des ROI

Berechnen Sie den Return on Investment (ROI), indem Sie den quantifizierten Nutzen von den Investitionskosten abziehen, das Ergebnis durch die Investitionskosten teilen und mit 100 multiplizieren. Ein positiver ROI zeigt, dass der Nutzen die Kosten übersteigt und das ERP-System für das Unternehmen rentabel ist.

Schritt 8: Berücksichtigung von Risiken

Beachten Sie mögliche Risiken und Unsicherheiten, die mit der ERP-Einführung verbunden sein könnten. Berücksichtigen Sie in Ihrer Analyse auch eventuelle zusätzliche Kosten, die durch Verzögerungen oder unvorhergesehene Komplikationen entstehen könnten.

Schritt 9: Bewertung und Entscheidung

Bewerten Sie die Ergebnisse Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse und treffen Sie eine fundierte Entscheidung, ob die Implementierung des neuen ERP-Systems für das Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist.

Eine gründliche Kosten-Nutzen-Betrachtung ist eine wichtige Voraussetzung, um sicherzustellen, dass das ERP-System den gewünschten Mehrwert bringt und langfristig zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

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Mehrwerte messbar machen: Beispiele für relevante Kennzahlen

Von einem modernen, leistungsstarken ERP-System können Unternehmen in den verschiedensten Bereichen profitieren, die Vorteile sind vielfältig. Für eine realistische Kosten-Nutzen-Betrachtung ist es wichtig, die potenziellen Mehrwerte quantifizierbar und messbar zu machen. Dazu sollten Kennzahlen und Metriken in Bezug auf die Ziele, die das Unternehmen mit der ERP-Einführung verfolgt, definiert und regelmäßig überwacht werden.

Berechnen Sie beispielsweise Ihre Prozesskosten und überlegen Sie, an welchen Stellen Sie wie viel an Kosten einsparen können. Schätzen Sie den Aufwand an Arbeitskosten, Lagerkosten und administrativen Kosten, den Sie durch sinnvolle Workflows und Automatisierungen einsparen könnten. Auch Fehler, Qualitätsprobleme und Rückfragen, die ein ERP-System eliminieren könnte, sollten in die Berechnung der Zeit- und Kostenfresser mit einfließen.

Eine sorgfältige Erfassung von Daten vor und nach der ERP-Einführung ist entscheidend, um die Veränderungen und Verbesserungen genau zu quantifizieren und den Mehrwert des ERP-Systems für das Unternehmen anhand von Kennzahlen zu belegen.

Hier einige Beispiele, die zeigen, wie Sie den Nutzen eines ERP-Systems mittels Kennzahlen, sogenannten KPIs (Key Performance Indicators), messen können:

• Kosten:
  Mithilfe eines ERP-Systems können Sie unternehmensweit Prozesse optimieren und so Kosten einsparen. Die Kostensenkung ist ein wichtiger Indikator für den erzielten Nutzen einer neuen ERP-Software.
  Kennzahlen: Gesamtkosten, Kostenstruktur, Kosten pro Produkt/Einheit, variable Kosten, Fixkosten, Kosten für Vertrieb und Marketing, Gesamtkostenquote, Personalkostenquote, Betriebskostenquote
  
  
• Produktivität:
  Ein ERP-System kann die Produktivität eines Unternehmens erheblich steigern, indem es Abläufe vereinfacht, Informationen zugänglich macht und die Effizienz in verschiedenen Bereichen erhöht. Indem es Geschäftsprozesse optimiert, automatisiert und integriert, ermöglicht ein ERP-System den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten und ihre Aufgaben schneller und genauer zu erledigen.
  Kennzahlen: Umsatz pro Mitarbeiter, Produktion pro Mitarbeiter, Gewinnmarge, Kapitalumschlag, Durchlaufzeiten, Maschinenauslastung, Arbeitsstundenproduktivität, Kundenbetreuungsrate
  
  
• Umsatz:
  Ein ERP-System kann auf vielen Ebenen zur Steigerung des Umsatzes beitragen, beispielsweise durch Optimierung der Vertriebsprozesse, besseren Kundenservice, effizientere Auftragsabwicklung, kürzere Lieferzeiten oder verbesserte Datenqualität und Reporting-Möglichkeiten.
  Kennzahlen: Umsatz, Umsatzwachstum, Umsatzrentabilität, Umsatz pro Kunde, Umsatz pro Produkt, CLV (Customer Lifetime Value), Konversionsrate, Wiederholungskäufe
  
  
• Kundenzufriedenheit:
  Das ERP-System kann dabei helfen, Verbesserungen in verschiedenen Bereichen herbeizuführen, die sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirken, beispielsweise im Hinblick auf Lieferfähigkeit, Produktqualität oder Kundenservice.
  Kennzahlen: Kundenumfragen, NPS (Net Promoter Score), Beschwerden, Reklamationen, Retouren, Kundenbindung, Wiederholungskäufe, Weiterempfehlungen, Social Sentiment
  
  
• Durchlaufzeiten:
  Die Durchlaufzeiten sind eine wichtige Stellschraube: Mithilfe des ERP-Systems kann die Zeit, die benötigt wird, um ein Produkt, einen Auftrag oder einen Prozess abzuschließen, verkürzt werden, was wiederum zu schnelleren Lieferzeiten und einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt.
  Kennzahlen: Gesamtdurchlaufzeit, durchschnittliche Durchlaufzeit, Prozessdurchlaufzeit, Wartezeit, Bearbeitungszeit, Zykluszeit, Durchlaufzeit-Verhältnis
  
  
• Lagerbestände:
  Durch eine bessere Bestandskontrolle und -verwaltung ermöglicht das ERP-System eine Optimierung der Lagerbestände und der damit verbundenen Lagerkosten.
  Kennzahlen: Lagerkosten, Lagerdauer, Auftragsabwicklungszeit, Lagerumschlagshäufigkeit, Lagergenauigkeit
  
  
• Fehlerquoten:
  Ein ERP-System hilft dabei, die Fehleranfälligkeit zu verringern, was zu einer Reduzierung von Ausschuss und Nacharbeit in der Produktion führt. Um dies zu messen, stehen diverse Qualitätskennzahlen zur Verfügung.
  Kennzahlen: Fehlerquote, Ausschuss, Nacharbeit, Erstausbeute
  
  
• Cashflow und Liquidität:
  Ein effizientes ERP-System unterstützt die Rechnungsstellung und das Forderungsmanagement, was zu schnelleren Zahlungseingängen, einem verbesserten Cashflow und einer höheren Liquidität führen kann.
  Kennzahlen: Cashflow, Liquiditätsgrad
  
  
• Compliance und Audit-Fähigkeit:
  Ein ERP-System erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, Vorschriften und internen Richtlinien und unterstützt bei der prüfungssicheren Dokumentation. Eine wertvolle Hilfe im Hinblick auf die Audit-Fähigkeit eines Unternehmens.
  Kennzahlen: Compliance-Rate, Audit Readiness
  
  
• ROI (Return on Investment) & Co.:
  Der tatsächliche finanzielle Nutzen des ERP-Systems kann durch die Berechnung des ROI ermittelt werden, indem die Kosten der Implementierung und des laufenden Betriebs mit den erzielten Einsparungen und Gewinnen verglichen werden.
  Kennzahlen: ROI (Return on Investment), Amortisationsdauer, TCO (Total Cost of Ownership), TCC (Total Cost of Change)

Je nach Unternehmensbereich gibt es diverse Kennzahlen und Messgrößen, die Ihnen dabei helfen, den Nutzen einer neuen ERP-Software zu beziffern und exakt zu bewerten. Damit schaffen Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl der richtigen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen.

Fazit: Detaillierte Kosten-Nutzen-Betrachtung hilft bei der ERP-Auswahl

Kosten vs. Nutzen - auch wenn eine neue ERP-Lösung erstmal Kosten mit sich bringt, überwiegt in der Regel der Nutzen. Denn bei der Wahl des richtigen ERP-Systems für Ihre Anforderungen können Sie unternehmensweit viele Vorteile aus der Nutzung ziehen. Bessere Datenqualität, effizientere Prozesse, reduzierte Arbeitskosten, verkürzte Durchlaufzeiten - all das kann Ihr Unternehmen finanziell entlasten und zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft dabei, alle relevanten Kosten und erwarteten Vorteile eines neuen ERP-Systems zu verstehen und zu bewerten und so die Entscheidung fundiert treffen und absichern zu können. Dazu ist es notwendig den zu erwartenden Nutzen quantifizierbar zu machen und entsprechende Kennzahlen zu definieren und zu überwachen.

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