Die Krise als Chance: ERP-Einführung und Optimierungsprojekte in Zeiten von Corona

Die Lage ist ernst, in vielen Unternehmen leidet das operative Geschäft seit Monaten: Wegen der Corona-Pandemie werden Aufträge und Projekte abgesagt oder gestoppt. Maschinen stehen still, weil Lieferungen ausbleiben. Mitarbeiter sind unterbeschäftigt oder in Kurzarbeit. Doch die Corona-Krise kann auch eine Chance sein, um Digitalisierungsprojekte voranzutreiben. Unternehmen, welche diese herausfordernde Zeit strategisch nutzen, können gestärkt aus ihr hervorgehen.

ERP-System als Rückgrat für die digitale Transformation

Die Corona-Krise wirkt teilweise wie eine Art Katalysator für bislang aufgeschobene Digitalisierungsprojekte. Dazu gehört auch die Einführung einer neuen ERP-Software bzw. die Umstellung auf ein neues System. Denn ein ERP-System ist der Dreh- und Angelpunkt für die digitale Transformation. Es deckt nicht nur die gesamte Breite und Tiefe von Geschäftsprozessen in Fertigungsunternehmen ab, sondern hilft Betrieben auch dabei, auf disruptive Situationen wie die aktuelle Corona-Krise zu reagieren. Als "single source of truth“ stellt es eine konsistente Datenbasis dar, von der das gesamte Unternehmen profitiert. Da die ERP-Software unternehmensweit und standortübergreifend Geschäftsprozesse abbildet, Daten bereitstellt und Aktivitäten vernetzt, unterstützt sie bei der Absicherung der Wettbewerbsfähigkeit in und nach der Krise.

ERP-Einführung: Freiräume für die Implementierung

Corona hat weitreichende Auswirkungen auf den Arbeitsalltag: Wegbrechende Aufträge, unterbrochene Lieferketten und Kurzarbeit sind nur einige Herausforderungen. Daraus resultieren aber auch zeitliche Freiräume, so dass Unternehmen sich in Ruhe um die ERP-Auswahl sowie um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen kümmern können. Das reduzierte Arbeitsaufkommen ermöglicht eine konzentrierte, ausführliche Einarbeitung. Nicht zuletzt sind Unternehmen, die jetzt eine moderne ERP-Lösung implementieren, optimal auf den Neustart und die digitale Zukunft vorbereitet.

Zu Beginn einer ERP-Einführung steht die Ist-Aufnahme der Prozesse und die Analyse der Schwachstellen: Welche Fähigkeiten vermissen die Anwender im Altsystem? Welche Funktionen und Unternehmensbereiche gilt es miteinander zu vernetzen? Wo existieren Insellösungen, die zu einem integrierten Gesamtsystem zusammengeführt werden sollen? Stehen zuverlässige Auswertungen und Forecasts zur Verfügung? Die Definition der Anforderungen ist das Herzstück für die Wahl des passenden ERP-Systems und für eine erfolgreiche ERP-Einführung.

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ERP-Optimierung: Stellschrauben für Verbesserungen

Auch bestehende ERP-Systeme bergen einiges an Optimierungspotenzial, das durch entsprechende Projekte ausgeschöpft werden kann. Während unter Vollauslastung oft die Zeit für solche Projekte fehlt, können Unternehmen jetzt freie Kapazitäten nutzen, um diese anzugehen. Hier einige Beispiele zur Optimierung bestehender ERP-Systeme:

Verbesserung der Datenqualität

Die Datenhaltung bereitet im Arbeitsalltag oft Probleme. Im Zeitdruck werden Stammdaten unvollständig oder fehlerhaft angelegt oder es entstehen Dubletten im System. Mangelhafte Datenqualität ist Sand im Getriebe der Geschäftsprozesse.

Folgende Maßnahmen sind zeitraubend und werden daher oft aufgeschoben:

• Dubletten eliminieren und Datensätze zusammenführen – Damit entfällt das Rätselraten, welcher der Datensätze der aktuelle ist.
• Fehlende Informationen nachtragen - Oft werden im Eifer des Gefechts nur die nötigsten Daten erfasst. Name, Adresse, E-Mail, fertig. Informationen, die einen Mehrwert bieten, sollten ergänzt werden, beispielsweise Zahlungsbedingungen, Angebotspräferenzen, weitere Ansprechpartner, Produktspezifika, Lieferoptionen, Schlagworte, etc. Je genauer Produkte, Kunden und Lieferanten im System abgebildet werden, umso genauer können Leistungen auf den Bedarf abgestimmt werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.
• Veraltete Daten entfernen – So werden Fehlinformationen und Risiken minimiert und die Abwicklung von Vorgängen beschleunigt.
• Daten strukturieren – Die Strukturierung von Daten oder die Vereinheitlichung von Formaten ermöglicht es, optimal mit diesen arbeiten zu können.

Funktionalitäten des ERP-Systems voll ausschöpfen

ERP-Systeme sind komplex, sie bieten eine Fülle von Funktionalitäten und Möglichkeiten. Eventuell sind bei der ERP-Einführung einige Themen außen vor gelassen worden oder sie wurden auf später vertagt. Mit der Zeit hat die Software sicher einige neue Funktionen hinzubekommen. Um das volle Potenzial der ERP-Lösung zu nutzen, sollten Unternehmen sich beispielsweise folgende Fragen stellen: Gibt es (neue) Features, die bislang noch nicht zum Einsatz gekommen sind und die zum effizienteren Arbeiten beitragen? Sind die Anwender up-to-date oder sind Schulungen notwendig? Werden Dashboards und Auswertungen wirkungsvoll genutzt – schließlich helfen KPIs gerade in Krisenzeiten dabei schnell zu reagieren?

Zurück zum Standard & aktuelle Softwareversion

Unternehmen, die bereits einige Zeit mit ihrem ERP-System gearbeitet haben, entwickeln oft einen Wildwuchs an Add-ons, Erweiterungen und Customizing. Vieles davon ist vielleicht heute nicht mehr notwendig, sei es, weil die entsprechende Funktionalität mittlerweile im Standard enthalten ist; sei es, weil der Anlass der Anpassung heute gar nicht mehr existiert.
Unternehmen sollten sich im Zuge von Optimierungsprojekten folgende Fragen stellen: Werden Anpassungen oder Erweiterungen überhaupt noch gebraucht? Oder werden diese vielleicht in der aktuellen Version der Software bereits im Standard abgebildet? Moderne ERP-Software enthält ein enormes Prozesswissen und setzt Best Practices um. Mit jedem neuen Release entwickelt sich das System weiter, neue Funktionen werden integriert – von einem Upgrade auf die aktuellste Version profitieren die Anwender unmittelbar in ihrer täglichen Arbeit.

Fazit: Chancen nutzen – ERP-Projekte während der Corona-Krise umsetzen

Viele Unternehmen hinken der Digitalisierung hinterher. Firmen, die die Corona-Krise nutzen, um ERP-Projekte zu realisieren und die in die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse investieren, haben die Chance aufzuholen und gestärkt aus der Krise hervorzugehen. Denn ERP-Systeme sind der Dreh- und Angelpunkt für die digitale Transformation. Sie vernetzen Prozesse und stellen eine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, die allen Unternehmensbereichen zu Gute kommt. Vorgänge werden in höherer Qualität, schneller und konsistenter abgearbeitet. Die Transparenz quer durch alle Abteilungen nimmt zu. Auswertungen, KPIs und Forecasts unterstützen eine agile Unternehmenssteuerung. Und Agilität ist gerade jetzt gefragt, um die Wettbewerbsfähigkeit für die Zeit nach Corona zu stärken.