7 erreurs lors de la création d'un cahier des charges ERP – et comment les éviter

Le cahier des charges est un élément clé dans le choix du système ERP le plus adapté à une entreprise. Toute erreur peut avoir de graves conséquences et entraîner des ajustements coûteux. Il est donc d'autant plus important de procéder avec soin lors de la rédaction du cahier des charges afin d'éviter les erreurs. Nous explorons ci-dessous les erreurs à éviter lors de la création d'un cahier des charges ERP.

Erreur n° 1 : Manque d'orientation processus

Lors de la création d'une spécification ERP, il ne faut pas se contenter de décrire les fonctions requises. Il faut plutôt se concentrer sur les processus métier, dont la description détaillée constitue la base d'une spécification réussie. Si des descriptions de processus complètes ou à jour ne sont pas encore disponibles, elles doivent être définies. Vous pouvez éliminer les faiblesses connues dès la phase de planification en décrivant les processus cibles optimaux. Une fois les processus optimaux de votre entreprise établis, vous pouvez en déduire les fonctionnalités requises. Bien entendu, la règle générale s'applique : un système ERP doit pouvoir s'adapter aux processus, et non l'inverse.

Erreur n°02 : Ne pas impliquer les services spécialisés dans la préparation du cahier des charges

L'élaboration d'un cahier des charges n'est pas une tâche individuelle ; elle nécessite un dialogue avec les experts des services concernés. Par conséquent, tous les services de l'entreprise doivent être impliqués. Après tout, ce sont eux qui travailleront avec la future solution ERP. Les ateliers sont utiles pour identifier les exigences spécifiques des services concernés. Il convient de distinguer les exigences obligatoires des exigences facultatives afin d'éviter une liste de souhaits trop longue. Inclure les critiques renforcera l'acceptation de la solution finale.

Une fois les contributions de tous les services recueillies, une analyse complète doit être réalisée. L'objectif n'est pas d'optimiser chaque service individuellement, mais d'harmoniser l'ensemble de l'organisation.

 

Erreur n° 3 : Mélanger spécifications et spécifications d'exigences

Les spécifications et les spécifications d'exigences sont souvent considérées comme synonymes. Or, ce n'est pas le cas. Il est donc important de bien les distinguer :

• Le cahier des charges décrit les exigences. Il est créé par le client ERP.
• Le cahier des charges décrit la manière dont les exigences doivent être mises en œuvre. Il est créé par le fournisseur ERP.

Concrètement, cela signifie : un cahier des charges décrit les fonctions et fonctionnalités que le système souhaité doit posséder. Il est envoyé à tous les fournisseurs ERP potentiels, facilitant ainsi le processus de sélection. Une fois ce processus terminé, la mise en œuvre commence.

Ce processus débute par un atelier avec le fournisseur ERP sélectionné, au cours duquel les processus et les exigences du cahier des charges sont examinés en détail. Il en résulte un cahier des charges, dans lequel le fournisseur de logiciels décrit précisément la mise en œuvre technique des exigences du cahier des charges.

Le cahier des charges constitue ainsi un plan concret de mise en œuvre du nouveau système. Il contient des spécifications précises concernant la configuration logicielle pour le cas d'utilisation spécifique de votre entreprise.

Erreur n° 4 : Trop ou trop peu d'informations - le bon niveau de détail dans les spécifications

Après avoir défini les objectifs stratégiques et spécifiques à chaque service, vous êtes en mesure d'en déduire des exigences concrètes. À ce stade, vous pouvez commencer à créer un cahier des charges. De nombreux chefs de projet savent par expérience que ce n'est pas une mince affaire. Le principal défi réside dans le choix du niveau d'information approprié et la distinction entre les informations importantes et les informations secondaires.

Une description trop superficielle entraîne de nombreuses questions et malentendus. À l'opposé, un cahier des charges extrêmement détaillé couvrant toutes les éventualités est quasiment impossible à gérer pour les fournisseurs ERP et engendre une charge de travail disproportionnée par rapport aux avantages. Pour trouver un équilibre entre ces deux approches, les règles empiriques suivantes sont utiles :

• Décrivez les processus et les exigences de manière compréhensible par des personnes extérieures.
• Ne vous perdez pas dans des détails inutiles.
• Évitez les fonctionnalités irréalistes et « idéales ».
• N'abordez que brièvement les fonctionnalités standard dont toute entreprise a besoin (par exemple, la vérification des factures à la commande).

Erreur n°05 : Solution déjà spécifiée dans les spécifications

Une autre règle importante pour les spécifications ERP est la suivante : décrivez vos exigences, mais pas leur mise en œuvre. Autrement dit, les spécifications doivent toujours être neutres vis-à-vis de la solution.

Un exemple illustre parfaitement ce point. Supposons que vous ayez besoin d'une fonction pour démarrer votre production. Si vous écrivez maintenant – de manière exagérée – dans les spécifications : « Un bouton rouge en haut à gauche doit permettre de passer un ordre de production », vous éliminez tous les fournisseurs ERP qui ne peuvent pas implémenter le bouton souhaité. Vous pourriez même éliminer les solutions qui lancent automatiquement l'ordre de production, par exemple lorsqu'un niveau de stock minimum défini est atteint. Une formulation neutre de l'exigence serait, par exemple, « Une fonction est requise pour démarrer la production ».

Erreur n° 6 : Ne pas réagir avec souplesse aux changements

On pense souvent à tort que les spécifications ne peuvent être modifiées une fois créées, ce qui en fait un document statique. Or, cette idée est fausse. Les spécifications doivent plutôt s'adapter avec souplesse aux changements. Cela signifie qu'elles peuvent et doivent évoluer, s'améliorer en qualité et se développer au cours du processus de sélection. Cela peut se produire, par exemple, grâce à des demandes intelligentes de la part des fournisseurs ERP, qui déclenchent des recherches plus approfondies au sein de l'entreprise. Ces demandes sont ensuite transmises aux services concernés, ce qui peut entraîner de nouvelles exigences. Toutefois, lorsque vous modifiez les spécifications, veillez à tenir les fournisseurs présélectionnés informés en permanence et à les informer de toute modification.

Erreur n° 7 : Ne pas prendre suffisamment de temps pour préparer le cahier des charges

La création du cahier des charges exige une grande attention. Prévoyez donc suffisamment de temps et évitez de vous précipiter. Après tout, le cahier des charges constitue la base pour trouver le système ERP le plus adapté à votre entreprise. Cette décision a souvent des conséquences financières et temporelles importantes pour le projet.

Les entreprises ne prévoient généralement pas suffisamment de temps pour la création de leur cahier des charges :

• L'importance du cahier des charges dans le processus de sélection d'un ERP n'est pas reconnue et, par conséquent, sa création ne bénéficie pas de la priorité nécessaire.
• L'entreprise manque de compétences pour élaborer un cahier des charges de manière professionnelle.
• L'entreprise ne dispose pas de l'expertise nécessaire pour créer efficacement un cahier des charges.

Conclusion : Les erreurs dans la préparation des spécifications peuvent être évitées

Créer un cahier des charges n'est pas une mince affaire, et de mauvaises décisions peuvent avoir de lourdes conséquences. Il est donc important de procéder avec prudence lors de la création de votre cahier des charges. Le générateur de spécifications gratuit « ERP Planner » vous accompagne dans cette démarche. Inscrivez-vous sans engagement et commencez à créer votre cahier des charges personnalisé.