Sélection d'un ERP dans le contexte de la crise du coronavirus: ce que les entreprises de taille moyenne devraient prendre en compte maintenant

La crise actuelle du coronavirus place de nombreuses PME face à des défis majeurs. Perturbations de la chaîne d'approvisionnement, chutes de revenus, nouvelles exigences légales et pénuries de personnel n'en sont que quelques exemples. S'appuyer sur un système ERP moderne et flexible en cette période présente des avantages évidents. Cependant, ceux qui envisagent encore d'en choisir un peuvent tirer des conclusions importantes de la situation actuelle. La COVID-19 nous montre clairement quels critères de sélection ERP doivent être privilégiés.

ERP et crise du coronavirus : les leçons à retenir

Depuis mars 2020, les PME allemandes sont en situation d'urgence. Les entreprises ont dû constater, parfois douloureusement, la fragilité des marchés et des chaînes d'approvisionnement internationales. La crise du coronavirus a également révélé des déficiences organisationnelles et des faiblesses dans le paysage informatique. Les processus rigides, mal définis et manuels, en particulier, posent depuis lors un problème majeur. Au niveau de la direction et de l'encadrement, des difficultés liées au manque de transparence apparaissent également. La cause en est souvent la disponibilité des données provenant de systèmes distribués, dont la rapidité et la fiabilité sont douteuses.

L'énorme dynamique engendrée par la crise du coronavirus a été particulièrement problématique. Parmi les scénarios suivants, on peut citer :

• Fortes fluctuations de la demande
• Glissements d'approvisionnement, défaillances de fournisseurs
• Glissements de capacité internes (notamment en raison des nouvelles règles de quarantaine et d'hygiène)
• Modifications des cadres juridiques (par exemple, réduction temporaire de la TVA)
• Besoin soudain de travailler en ligne

Toute personne envisageant actuellement de choisir un système ERP peut tirer des conclusions intéressantes de ces aspects. Nous détaillons ci-dessous les critères de sélection d'un ERP particulièrement importants compte tenu des « leçons tirées du coronavirus ».

Fluctuations de la demande : des données fiables et une planification flexible de la production sont cruciales

Certaines fluctuations de la demande font partie du fonctionnement normal, mais les pics extrêmes causés par la pandémie de coronavirus ne le sont pas. De nombreuses entreprises ont connu une baisse significative de la demande, tandis que d'autres ont même enregistré des commandes supplémentaires importantes. De telles fluctuations posent problème à plusieurs égards. Premièrement, elles nécessitent un ajustement rapide de la production. Par conséquent, les niveaux de stocks et les modifications des livraisons de réapprovisionnement sont nécessaires. Chaque décision impacte donc progressivement l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, ainsi que les liquidités. Une approche délicate est donc de mise.

Pour prendre les bonnes décisions dans ces circonstances difficiles, des données clés telles que les commandes en cours, le volume de commandes prévu, les niveaux de stocks et la capacité de livraison des fournisseurs en amont doivent être disponibles en temps réel, si possible. Il est tout aussi important que l'état actuel de la production soit transparent à tout moment et que des modifications à court terme puissent être mises en œuvre.

Cela conduit à plusieurs conclusions pour le choix d'un ERP. Premièrement, le logiciel doit fournir toutes les données pertinentes relatives à la gestion des commandes, à la production, à l'entreposage et aux achats. Les prévisions concernant les niveaux de commandes peuvent également s'avérer utiles. Idéalement, le système intègre également des fonctions détaillées de planification et de contrôle de la production. Cela permet de simuler l'impact des ajustements à court terme et d'améliorer la prise de décision. Enfin, les modules fonctionnels de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) sont utiles. Dans ce contexte, il est idéal que tous les partenaires de la chaîne d'approvisionnement soient connectés numériquement.

Goulets d'étranglement de l'approvisionnement : la gestion des fournisseurs et la gestion des risques de l'entreprise (SRM) assistées par ERP au cœur des préoccupations

Le coronavirus a également apporté de nouvelles perspectives sur les chaînes d'approvisionnement. Il est notamment apparu clairement que la proximité régionale avec les fournisseurs est rentable en temps de crise. Il a également révélé les risques importants d'une stratégie d'approvisionnement unique. De nombreuses entreprises adapteront leurs stratégies d'achat à l'avenir en fonction de ces informations.

Pour une prochaine mise en œuvre d'un ERP, cela signifie que les fonctions suivantes doivent être intégrées :

• Prise en charge des stratégies multi-fournisseurs
• Fonctions SRM (Supplier Relationship Management) pour évaluer la situation actuelle des fournisseurs clés
• Évaluations, indicateurs clés de performance et rapports (BI) sur les données d'achat pertinentes, telles que les risques fournisseurs, la capacité et la fiabilité des livraisons

Goulots d'étranglement de capacité : l'ERP doit prendre en charge la planification détaillée

Outre des coûts déjà élevés et des effectifs réduits, la pandémie de coronavirus a entraîné des défis supplémentaires pour la production. Dans de nombreux endroits, la production fonctionne avec des effectifs réduits. Des règles d'hygiène et de distanciation strictes doivent également être respectées, ce qui nécessite une gestion rigoureuse des capacités limitées.

Les critères de sélection d'un ERP doivent donc inclure une planification détaillée ou un composant APS (Advanced Planning and Scheduling). Ces outils soutiennent les planificateurs de production grâce à des analyses, des visualisations et des simulations, les aidant à prendre les bonnes décisions, même en situation de stress.

Évolution du cadre juridique : la flexibilité comme critère clé de sélection d'un ERP

Les crises majeures comme la pandémie de coronavirus ont également pour conséquence l'interventionnisme gouvernemental à court terme. Par exemple, la réduction de la TVA pour soutenir l'économie. Pour une future mise en œuvre d'un ERP, cela signifie que les systèmes potentiels doivent être facilement adaptables à ce type de changements. Sinon, l'effort à fournir est considérable. Modification des codes fiscaux, ajustement de la présentation des factures, reconfiguration du système de détermination des taxes, modification des systèmes de caisse et, éventuellement, création de nouveaux comptes de bilan : ce ne sont là que quelques-unes des tâches à effectuer en cas de modification fiscale. Les fournisseurs ERP performants accompagnent généralement leurs clients en leur fournissant des mises à jour et des instructions.

Nécessité du travail numérique : l'ERP comme outil face à la crise du coronavirus

Le travail flexible et indépendant du lieu de travail était auparavant considéré comme un luxe ou une vision d'avenir dans de nombreuses entreprises.

Avec la crise du coronavirus, le « nouveau monde du travail » est soudainement devenu le seul moyen de maintenir les processus opérationnels. Les flux de travail numérisés et les systèmes accessibles sur mobile se sont révélés nécessaires et utiles.

D'une manière générale, on peut supposer que la numérisation et la flexibilisation du monde du travail bénéficieront d'un essor considérable suite à la pandémie de coronavirus. Par conséquent, les points suivants doivent être pris en compte lors du choix d'un ERP : le nouveau logiciel doit être utilisable indépendamment du lieu et de l'appareil. La disponibilité des applications mobiles est également souvent un critère de choix d'un ERP. Enfin, une utilisation intuitive et des flux de travail clairement structurés (« garde-fous de processus ») sont essentiels pour assurer une collaboration fluide entre les équipes dispersées.

Mise en œuvre d'un ERP en temps de crise ?

Dans l'ensemble, la crise du coronavirus a amplifié les projets de numérisation et de modernisation, jusque-là reportés. Elle démontre une fois de plus que l'ERP est l'épine dorsale de la digitalisation. Mais quand les entreprises devraient-elles envisager la mise en œuvre d'un ERP ?

Le moment est peut-être venu de lancer un projet ERP. D'une part, les critères que doit remplir un logiciel ERP pour protéger les entreprises contre les crises sont désormais clairs. D'autre part, de nombreuses entreprises ont désormais le temps de se concentrer sur le choix des systèmes ERP, ainsi que sur la numérisation et l'optimisation des processus. De même, la charge de travail réduite permet une formation ciblée et approfondie. Enfin, les entreprises qui mettent en œuvre dès maintenant une solution ERP moderne sont parfaitement préparées à la reprise et à l'avenir numérique.

Il est important de définir toutes les exigences à l'avance de manière structurée, sous la forme d'un cahier des charges ERP. Ce document ne doit pas se baser uniquement sur les connaissances antérieures à la COVID-19. Il doit plutôt intégrer les enseignements tirés de la pandémie. La rédaction réussie de ce document préparera le terrain pour la réussite de la prochaine mise en œuvre de l'ERP.