Spécification vs. spécification des exigences : quelle est la différence?

Lors du choix d'un système ERP, le cahier des charges et le cahier des charges jouent un rôle crucial dans la réussite d'un projet ERP. Les termes « spécification des exigences » et « spécification des exigences » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Nombreux sont ceux qui ignorent la différence fondamentale entre les deux, ce qui peut entraîner des malentendus.

Il s'agit de deux documents distincts, fondamentalement différents sur de nombreux points, et qui doivent donc être clairement distingués.

Dans cet article, nous examinerons plus en détail les différences entre les deux, leur objectif et leurs composants.

Spécifications et spécifications des exigences – une définition

Pour le dire brièvement :

• Le cahier des charges décrit les exigences. Il est créé par le client ERP.
• Le cahier des charges décrit la manière dont les exigences doivent être mises en œuvre. Il est créé par le fournisseur ERP.

Le cahier des charges : La liste de souhaits

Dans le cahier des charges, le client énumère ses souhaits et exigences, ainsi que ses attentes concernant le projet ERP. Ce cahier des charges décrit les fonctions et caractéristiques du système souhaité. Il décrit l'état actuel et définit tous les processus et fonctions cibles à cartographier. Il constitue le cœur du processus de sélection d'un ERP et sert de base à l'obtention de devis auprès des fournisseurs ERP.

Le cahier des charges : La mise en œuvre

Le cahier des charges est élaboré par le fournisseur ERP (contractant). Il répond essentiellement au cahier des charges et constitue la base de travail fondamentale du projet ERP. Il décrit en détail les fonctionnalités qui seront implémentées avec le nouveau logiciel ERP et leur base technique. Le fournisseur décrit également la manière dont il compte implémenter les fonctions requises. Le cahier des charges ERP doit constituer la base du contrat. Il sert également de base à l'évaluation et à la réception ultérieures de la solution mise en œuvre.

Que doit contenir le cahier des charges ?

Un cahier des charges doit inclure, au minimum, une description de l'entreprise et de ses objectifs, des informations sur l'infrastructure informatique actuelle, les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, ainsi qu'un calendrier du projet ERP. Il est également recommandé d'inclure l'environnement de marché, les produits et services de l'entreprise, ses arguments de vente uniques et les personnes à contacter.
Un cahier des charges doit être formulé de manière neutre vis-à-vis de la solution, c'est-à-dire qu'il doit décrire vos besoins et non la mise en œuvre (technique). Généralement, différents employés des services spécialisés contribuent à son élaboration. Il est donc important de veiller à ce que les exigences et les détails de la mise en œuvre technique ne soient ni confondus ni anticipés. Dans le cas contraire, cela pourrait entraver l'accès à des solutions plus adaptées de la part des fournisseurs ERP potentiels. Par conséquent, il est conseillé de toujours traduire les énoncés détaillés sur les fonctions techniques en formulations neutres vis-à-vis de la solution.

Voici quelques composants typiques d’une spécification :

• Présentation et description de l'entreprise
• Explication des produits, des services et de l'environnement de marché
• Atouts et arguments de vente uniques
• Environnement informatique actuel, y compris le nombre d'utilisateurs
• Description des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, axée sur les processus
• Calendrier de mise en œuvre du projet ERP
• Interlocuteurs des différentes unités opérationnelles

Du cahier des charges au cahier des charges : que se passe-t-il après la création du cahier des charges ?

Le cahier des charges finalisé est envoyé à tous les fournisseurs ERP potentiels. Après cette étape, une présélection est généralement possible, ce qui permet de réduire le nombre de solutions ERP à considérer. La liste longue devient alors la liste courte. Des ateliers peuvent alors être organisés avec les fournisseurs potentiellement pertinents, au cours desquels les processus et les exigences du cahier des charges sont examinés en détail. Il ne s'agit pas de simples présentations de produits ; ces ateliers doivent plutôt avoir pour objectif d'aborder les spécificités de votre entreprise.

Suivent les spécifications ERP, dans lesquelles le fournisseur décrit sa solution technique répondant aux exigences. Associées à l'offre, elles constituent souvent la base contractuelle des services à fournir. Elles constituent également la base de la mise en œuvre de l'ERP et sont utilisées pour les tests et la réception. Par conséquent, il est recommandé de lire attentivement les spécifications ERP.

Conclusion : les spécifications ERP sont indispensables dans le processus de sélection

Le cahier des charges joue un rôle central dans le processus de sélection d'un ERP. Il vous aide à comprendre vos propres besoins, à obtenir l'engagement de la direction, à suivre les aspects stratégiques et à identifier les potentiels d'optimisation organisationnelle. Il facilite ensuite la sélection des fournisseurs ERP appropriés et la sélection des systèmes ERP potentiels. Enfin, il joue un rôle crucial dans l'évaluation du fournisseur le plus adapté.
C'est pourquoi il est conseillé de commencer à rédiger votre cahier des charges le plus tôt possible. Le générateur gratuit de cahier des charges « ERP Planner » vous accompagne dans cette démarche. Inscrivez-vous sans engagement et commencez à créer votre cahier des charges personnalisé.