Cahier des charges ERP créé, et ensuite ?

Les processus et les exigences ont été analysés et tous les services ont été impliqués. Toutes les informations ont été intégrées au cahier des charges ERP. Si vous êtes arrivé à ce stade, vous avez déjà franchi une étape importante dans votre projet ERP. Il est maintenant temps de poursuivre votre approche structurée. Lisez cet article pour en savoir plus sur les étapes spécifiques requises.

Aperçu des étapes suivant la création du cahier des charges ERP

Choisir un fournisseur ERP adapté n'est pas une mince affaire. Après tout, il existe des centaines de systèmes différents sur le marché. Pour identifier la solution la plus adaptée et éviter de négliger certaines options, une approche systématique est essentielle. Avant d'entrer dans les détails, décrivons brièvement les étapes qui suivent :

1. Création d'une liste élargie
2. Transmission du cahier des charges ERP aux fournisseurs présélectionnés
3. Évaluation des retours
4. Création d'une liste restreinte
5. Animation d'ateliers avec les fournisseurs présélectionnés
6. Laisser les fournisseurs créer leurs spécifications
7. Conclusion du contrat et poursuite de la planification

Examinons de plus près ces étapes individuelles de la sélection d’un ERP ci-dessous :

1. Création d'une liste élargie

Une fois le cahier des charges ERP établi et les exigences clairement définies, la recherche d'un ERP adapté peut commencer. La première étape consiste à présélectionner les fournisseurs potentiellement pertinents, c'est-à-dire à établir une liste élargie. Cela nécessite une analyse approfondie du marché complexe des ERP. 

Cela peut se faire, par exemple, par des recherches sur Internet, des visites de salons et la consultation d'ouvrages spécialisés. Il est également possible de faire appel à des consultants externes possédant une connaissance approfondie du marché. 

En général, les critères suivants peuvent être utiles pour cette sélection :

• Alignement approximatif sur les exigences fonctionnelles clés
• Modèle opérationnel souhaité (sur site, cloud, hybride)
• Couverture des exigences sectorielles

Le résultat sera une liste de fournisseurs ERP potentiellement adaptés. Il n'existe pas de règle précise quant à l'étendue de cette liste. À titre indicatif, vous pouvez vous attendre à 10 à 20 fournisseurs.

2. Transmission du cahier des charges ERP aux fournisseurs présélectionnés

La liste élargie ne représente qu'un objectif intermédiaire. L'étape suivante consiste à affiner la liste des fournisseurs afin que le processus de sélection des systèmes ERP puisse se concentrer sur les deux à cinq systèmes ERP les plus prometteurs. C'est là qu'interviennent le cahier des charges ERP qui doit être envoyé à tous les fournisseurs de la liste élargie, afin de recueillir leurs commentaires.

3. Évaluation des retours

En fonction de vos spécifications ERP, vous recevrez un retour d'information de la part des différents fournisseurs. Cela vous permettra d'avoir un aperçu détaillé des fonctionnalités, des forces et des faiblesses des différents systèmes. 

Cependant, certains éléments non techniques jouent également un rôle à ce stade, comme la réactivité, le degré de personnalisation et la valeur ajoutée du retour d'information. Cette phase permet également de déterminer si le fournisseur ERP est à votre niveau.

4. Création d'une liste restreinte

En fonction des réponses évaluées, vous pouvez affiner votre liste avec une liste restreinte. En cas de doute, de courtes réunions en personne avec les fournisseurs d'ERP, incluant de brèves présentations des solutions, sont recommandées. Cela vous permet également d'évaluer l'alchimie interpersonnelle, un facteur clé de la réussite d'une mise en œuvre ERP.

Comme indiqué précédemment, votre liste restreinte doit contenir un maximum de cinq fournisseurs d'ERP. En effet, des discussions et des ateliers approfondis avec les fournisseurs restants suivront. Plus la liste restreinte est longue, plus vous aurez besoin de ressources pour cette phase de sélection.

5. Animation d'ateliers avec les fournisseurs ERP présélectionnés

Cette étape consiste à sélectionner le fournisseur ERP le mieux adapté à votre entreprise parmi les options disponibles. Cette décision doit être prise avec soin : après tout, elle aura des répercussions à long terme sur l'ensemble de votre activité. Il est courant de se familiariser avec les fournisseurs présélectionnés et leurs systèmes ERP lors d'ateliers.

Les ateliers doivent toujours s'appuyer sur le cahier des charges ERP et permettre aux éditeurs de présenter leur solution. Un temps doit également être prévu pour répondre à toutes vos questions. Un fournisseur ERP professionnel et compétent se préparera minutieusement pour cet atelier et vous proposera une présentation adaptée à vos besoins. Outre les spécifications ERP, des réunions d'information individuelles avec les fournisseurs en amont peuvent contribuer au bon déroulement des ateliers.

Outre les aspects techniques et fonctionnels, soyez attentif aux aspects « soft » lors des ateliers. Soyez également à l'écoute de votre intuition : êtes-vous confiant dans la capacité du fournisseur ERP à gérer le projet ? Vous pouvez également dissiper toute incertitude en consultant des références. Le fournisseur peut avoir de l'expérience sur des projets similaires dans votre secteur. 

Dans certains cas, des visites de référence sont même possibles. N'hésitez pas à tirer parti de cette possibilité d'analyse. Une fois les ateliers terminés et toutes les propositions pertinentes reçues, vous devez choisir un ERP. Prenez toujours cette décision d'envergure en évaluant tous les facteurs, qu'ils soient matériels ou immatériels.

6. Laisser les fournisseurs créer leurs spécifications

Une réunion de suivi est prévue avec le fournisseur ERP de votre choix. Vous y discuterez de toutes les exigences du cahier des charges. Cela permettra de dissiper tout malentendu. Le fournisseur utilisera ensuite ces informations pour créer un cahier des charges.

Ce document décrit la manière dont il compte mettre en œuvre les exigences du cahier des charges d'un point de vue technique. Ce document doit être soigneusement examiné afin d'éliminer les divergences d'interprétation des solutions et d'éviter des modifications coûteuses. De plus, le cahier des charges servira ultérieurement de base au contrat.

7. Conclusion du contrat et poursuite de la planification

Une fois le cahier des charges ERP et l'offre du fournisseur retenu disponibles, le contrat peut être rédigé. Il est impossible d'établir une procédure générale à cet effet, le contenu du contrat dépendant toujours des circonstances individuelles. Cependant, notamment pour les projets complexes, il est courant de convenir d'une installation pilote. Dans certains cas, des clauses de résiliation sont également prévues en cas d'échec de l'installation pilote. Dans certains cas, le contrat n'est conclu qu'une fois l'installation pilote terminée.

Une fois l'accord trouvé entre les parties et le contrat signé, la mise en œuvre du nouveau logiciel ERP peut commencer. Important : le cahier des charges ERP vous accompagnera tout au long du projet. Il ne constitue pas seulement la base de la mise en œuvre technique. Il appuie également la planification du projet, y compris les étapes clés, et la réception finale.

Conclusion : l’approche structurée est décisive

En résumé, le parcours depuis le cahier des charges ERP finalisé jusqu'à la sélection et la mise en œuvre finale est complexe et semé d'embûches. Pour garantir un niveau élevé de sécurité d'investissement, les entreprises et les fournisseurs ERP doivent procéder de manière structurée. 

Le cahier des charges ERP constituent un document de travail important à cet égard. Elles aident les responsables du projet à affiner progressivement l'offre du marché en sélectionnant deux à cinq systèmes ERP. Les candidats restants peuvent ensuite être examinés et comparés en détail. Cependant, le cahier des charges ERP est également important, car il constitut la base essentielle d'une mise en œuvre technique réussie.

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