Un modèle de cahier des charges pour une sélection ERP réussie

Votre entreprise a décidé d'implémenter un logiciel ERP ? Vous êtes alors confronté à un processus de sélection qui nécessite de prendre en compte plusieurs éléments. Un cahier des charges bien structuré est la base d'un choix ERP réussi. Mais comment le créer facilement et professionnellement ? Et comment un modèle de cahier des charges ERP peut-il vous aider ? Vous trouverez les réponses sur cette page !

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Les principes de base d'un cahier des charges ERP

Avant d'approfondir le modèle de cahier des charges pour un logiciel ERP, nous souhaitons vous fournir quelques informations de base. Cela vous aidera à éviter les erreurs courantes lors de la rédaction de votre document et de vos spécifications.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ? Définition

Un cahier des charges est également appelé catalogue des exigences ou des spécifications. Dans le domaine des ERP, il contient toutes les exigences d'une entreprise concernant les solutions des fournisseurs ERP potentiels. Il est généralement élaboré à partir d'une analyse des processus et des exigences des différents services.

Comment est structuré un cahier des charges ERP ?

Un cahier des charges ERP n'est pas un simple recueil d'exigences. Sa structure doit inclure les aspects suivants :

• Description de l'entreprise
• Présentation des produits et services
• Environnement du marché et arguments de vente uniques
• Situation actuelle du paysage informatique, nombre d'utilisateurs
• Objectifs stratégiques
• Partie principale : description des exigences orientée processus
• Calendrier
• Contact

Un bon cahier des charges ERP couvre ces facteurs.

À quel point un cahier des charges ERP doit-il être détaillé ?

Un cahier des charges ERP doit décrire vos besoins métier de manière à ce qu'ils soient facilement compréhensibles, tant en interne que par le fournisseur. Le défi consiste à choisir le bon niveau de détail. Trop superficiel, il peut manquer des fonctions importantes. Une description trop superficielle est source de nombreuses questions et malentendus. 

À l'inverse, trop de détails, c'est-à-dire une spécification couvrant toutes les éventualités, sont difficiles à gérer pour les fournisseurs ERP et engendrent une charge de travail disproportionnée par rapport aux avantages. Un modèle de cahier des charges ERP professionnel vous aidera à choisir le bon niveau d'information.

Créer un cahier des charges ERP : quelles sont mes options ?

Vous pouvez soit faire réaliser un cahier des charges par un consultant ERP externe (généralement coûteux), soit le rédiger vous-même. Dans ce dernier cas, il est conseillé d'utiliser un modèle de cahier des charges ERP. Ceci est particulièrement important si vous abordez une tâche de ce type pour la première fois. Voyons ci-dessous comment trouver et utiliser un modèle adapté.

À quoi ressemble le cahier des charges optimal pour un logiciel ERP ?

Votre cahier des charges doit répondre à de nombreuses exigences. Il doit être bien structuré, axé sur les processus et neutre quant à la solution. Le niveau de détail doit également être approprié. Une grande variété d'outils et de modèles de spécifications sont téléchargeables en ligne, certains étant très différents. 

Cela va de simples feuilles de calcul Excel à des listes d'exigences et des questionnaires extrêmement complexes. Il est important de trouver le juste équilibre. Le modèle ne doit pas être trop long, mais doit néanmoins couvrir tous les points pertinents. Un modèle, notamment pour la liste des exigences, permet de s'assurer de n'oublier aucun processus ni aucune étape.

Particulièrement adapté : un document au format Excel

Il est recommandé d'utiliser un modèle utilisant Excel. Plusieurs raisons expliquent cela. Premièrement, les feuilles de calcul Excel sont particulièrement claires. Les fournisseurs peuvent fournir leurs réponses dans un format structuré, ce qui facilite leur comparaison ultérieure. 

Le degré de conformité à vos exigences est également plus facile à déterminer grâce à Excel. Cela permet également de clarifier ce qui est déjà couvert par la norme, ce qui nécessite une personnalisation et ce qui nécessite l'utilisation de systèmes tiers.

Que se passe-t-il une fois le cahier des charges créé ?

Après avoir créé votre cahier des charges pour le système ERP à l'aide d'un modèle, celui-ci est envoyé aux fournisseurs ERP que vous envisagez, la « liste longue ». Sur la base des réponses des fournisseurs, vous pouvez comparer les systèmes et services ERP. Sur cette base, vous pouvez ensuite effectuer une présélection de solutions potentiellement adaptées. C'est ce qu'on appelle la « liste restreinte ». Les fournisseurs figurant sur cette liste seront ensuite invités à des ateliers. Lors de ces ateliers, vous aurez l'occasion de comparer en détail votre cahier des charges et les fonctionnalités proposées.

Si le fournisseur ERP peut répondre à vos besoins et que l'adéquation est bonne, le cahier des charges est établi. Il est élaboré par le fournisseur et démontre comment ses solutions techniques répondent à vos exigences individuelles. Associé à l'offre, le cahier des charges constitue la base contractuelle des services à fournir. Il constitue également la base de la mise en œuvre de l'ERP industriel et de la réception ultérieure du projet.

ERP Planner : un modèle de cahier des charges interactif simplifiant considérablement sa création

En résumé, créer une spécification n'est pas une mince affaire. Cependant, un modèle adapté simplifie grandement la tâche. Un modèle de spécification pour Excel est particulièrement adapté, car il offre une structure efficace pour tous les intervenants et permet une meilleure comparabilité.

Vous recherchez un modèle à télécharger et un outil qui vous guide de manière interactive tout au long du processus de création ? Nous vous recommandons le générateur de cahier des charges gratuit ERP Planner, adapté aux entreprises de tous les secteurs. Il vous guide pas à pas à travers tous les points pertinents sous forme de questions. L'accent est toujours mis sur vos exigences pour le nouveau logiciel ERP. L'interface claire et intuitive rend la création d'une spécification non seulement simple, mais aussi amusante. Vous pouvez enregistrer votre statut actuel à tout moment pour y répondre ultérieurement. Un tableau de bord vous informe en permanence de l'état d'avancement du traitement. Enfin, cliquez simplement sur « Générer le document». 

ERP Planner vous fournit alors votre spécification d'exigences ERP personnalisée au format Excel, à télécharger. Vous pouvez modifier et enrichir cette feuille de calcul Excel selon vos besoins, par exemple pour intégrer les retours de différents services. Il vous suffit de vous inscrire ci-dessous pour utiliser ERP Planner gratuitement.