La crise comme opportunité : projets d'implémentation et d'optimisation ERP en temps de Corona

La situation est grave et les activités de nombreuses entreprises souffrent depuis des mois : en raison de la pandémie de coronavirus, commandes et projets sont annulés ou interrompus. Les machines sont à l'arrêt faute de livraisons. Les employés sont sous-employés ou en chômage partiel. Mais la crise du coronavirus peut aussi être l'occasion de faire avancer les projets de digitalisation. Les entreprises qui exploitent stratégiquement cette période difficile peuvent en sortir renforcées.

Le système ERP, pilier de la transformation numérique

La crise du coronavirus agit en partie comme un catalyseur pour les projets de digitalisation jusque-là reportés. Cela inclut l'introduction d'un nouveau logiciel ERP ou la transition vers un nouveau système. Un système ERP est le pilier de la transformation numérique. Il couvre non seulement l'intégralité des processus métier des entreprises manufacturières, mais aide également les entreprises à faire face à des situations perturbatrices comme la crise actuelle. En tant que « source unique de vérité », il fournit une base de données cohérente dont toute l'entreprise bénéficie. Parce qu'un logiciel ERP cartographie les processus métier à l'échelle de l'entreprise et sur tous les sites, fournit des données et relie les activités, il contribue à garantir la compétitivité pendant et après la crise.

Mise en œuvre d'un ERP : Liberté de mise en œuvre

La pandémie de coronavirus a eu des répercussions considérables sur le travail quotidien : pertes de commandes, perturbations des chaînes d'approvisionnement et chômage partiel ne sont que quelques-uns des défis rencontrés. Cependant, elle a également permis aux entreprises de gagner du temps et de se concentrer sur le choix d'un ERP, la numérisation et l'optimisation des processus. La réduction de la charge de travail permet un processus d'intégration ciblé et approfondi. Enfin, les entreprises qui mettent en œuvre dès maintenant une solution ERP moderne sont parfaitement préparées à la reprise et à l'avenir numérique.

La première étape de la mise en œuvre d'un ERP consiste à évaluer les processus actuels et à en analyser les points faibles : quelles fonctionnalités manquent aux utilisateurs dans l'ancien système ? Quelles fonctions et quels secteurs d'activité doivent être mis en réseau ? Où se trouvent les solutions isolées qui doivent être consolidées dans un système global intégré ? Des analyses et des prévisions fiables sont-elles disponibles ? La définition des besoins est essentielle pour choisir le bon système ERP et réussir sa mise en œuvre.

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Optimisation ERP : ajustements pour améliorations

Les systèmes ERP existants offrent également un potentiel d'optimisation considérable, qui peut être exploité grâce à des projets appropriés. Si les entreprises manquent souvent de temps pour ce type de projets lorsqu'elles fonctionnent à pleine capacité, elles peuvent désormais utiliser leurs capacités disponibles pour les mener à bien. Voici quelques exemples d'optimisation de systèmes ERP existants:

Améliorer la qualité des données

La gestion des données pose souvent des problèmes au quotidien. La pression du temps entraîne la création de données de base incomplètes ou incorrectes, ou l'apparition de doublons dans le système. Une mauvaise qualité des données entrave les processus métier.

Les mesures suivantes sont chronophages et sont donc souvent reportées :

• Éliminez les doublons et fusionnez les enregistrements de données – Cela élimine les incertitudes quant à l'enregistrement le plus récent.
• Ajoutez les informations manquantes – Souvent, dans l'urgence, seules les données les plus nécessaires sont saisies. Nom, adresse, e-mail, etc. Il est important d'ajouter des informations à valeur ajoutée, telles que les conditions de paiement, les préférences d'offre, les contacts supplémentaires, les spécifications des produits, les options de livraison, les mots-clés, etc. Plus les produits, les clients et les fournisseurs sont cartographiés avec précision dans le système, plus les services peuvent être adaptés aux besoins, contribuant ainsi à une plus grande satisfaction client.
• Supprimez les données obsolètes – Cela minimise la désinformation et les risques, et accélère le traitement des transactions.
• Structurez les données – La structuration des données ou la standardisation des formats permet un travail optimal.

Exploiter pleinement les fonctionnalités du système ERP

Les systèmes ERP sont complexes et offrent une multitude de fonctionnalités et de possibilités. Certains aspects ont pu être négligés lors de la mise en œuvre ou reportés. Au fil du temps, le logiciel a certainement acquis de nouvelles fonctionnalités. Pour exploiter pleinement le potentiel de la solution ERP, les entreprises doivent se poser les questions suivantes : existe-t-il des fonctionnalités (nouvelles) qui n'ont pas encore été utilisées et qui contribuent à une meilleure efficacité ? Les utilisateurs sont-ils à jour ou une formation est-elle nécessaire ? Les tableaux de bord et les rapports sont-ils utilisés efficacement ? Après tout, les indicateurs clés de performance (KPI) permettent de réagir rapidement, surtout en temps de crise ?

Retour à la version standard et actuelle du logiciel

Les entreprises qui utilisent leur système ERP depuis un certain temps développent souvent une multitude de modules complémentaires, d'extensions et de personnalisations. Nombre d'entre eux peuvent ne plus être nécessaires, soit parce que la fonctionnalité correspondante est désormais incluse dans la version standard, soit parce que la raison de la personnalisation n'existe plus.
Lors des projets d'optimisation, les entreprises doivent se poser les questions suivantes : des ajustements ou des améliorations sont-ils encore nécessaires ? Ou sont-ils déjà intégrés dans la version actuelle du logiciel ? Les logiciels ERP modernes possèdent une connaissance approfondie des processus et mettent en œuvre les meilleures pratiques. À chaque nouvelle version, le système évolue et de nouvelles fonctionnalités sont intégrées : les utilisateurs bénéficient directement d'une mise à niveau vers la dernière version dans leur travail quotidien.

Conclusion : Saisir les opportunités – Mettre en œuvre des projets ERP pendant la crise du coronavirus

De nombreuses entreprises accusent un retard en matière de digitalisation. Celles qui profitent de la crise du coronavirus pour mettre en œuvre des projets ERP et investir dans l'optimisation de leurs processus métier ont l'opportunité de rattraper leur retard et de sortir renforcées de la crise. Les systèmes ERP sont le pilier de la transformation numérique. Ils connectent les processus et fournissent une base de données unifiée qui profite à tous les services de l'entreprise. Les processus sont traités avec une meilleure qualité, plus rapidement et plus uniformément. La transparence entre tous les services est accrue. Les évaluations, les indicateurs clés de performance et les prévisions soutiennent une gestion d'entreprise agile. Et l'agilité est essentielle dès maintenant pour renforcer la compétitivité dans l'ère post-coronavirus.